Agefos PME s'est tourné vers les produitx Citrix pour gérer et alléger l'ensemble des flux circulant dans son Système d'Informations.

Agefos PMEen quelques mots
Créé en 1972 à la suite de la publication des lois instaurant le versement d’un pourcentage de la masse salariale par les entreprises pour la formation continue, Agefos PME est un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA). Plus que la simple collecte de fonds et leur redistribution, Agefos PME s'emploie également aujourd'hui à offrir un service de conseil de qualité auprès des entreprises, en les assistant dans l'analyse de leurs besoins, en collaborant à l'élaboration des solutions et en assurant un montage financier solide. Agefos PME s'attache à trouver des financements auprès des collectivités locales, des conseils régionaux ou des Instances Européennes, afin d’accompagner les projets formation importants. En tout, ce sont plus de 400.000 actions de formation en France qui sont financées par Agefos PME tous les ans. A la suite de la loi quinquennale de décembre 1993, le nombre de collecteurs des fonds de la formation a été ramené à 43, parmi lesquels 41 sont liés à des branches d’activité et 2 sont interprofessionnels. Agefos PME appartient à cette dernière catégorie et gère le quart des fonds versés aux OPCA.

Sur l'année 1999, ce ne sont pas moins de 3,5 milliards de Francs qui ont été réunis, soit 25 % de l'ensemble des collectes pour la formation. Agefos PME compte aujourd'hui 200.000 entreprises adhérentes, 35.000 de plus de 10 salariés et plus, qui représentent à elles seules 90 % des versements, et 165.000 entreprises de moins de 10 salariés.

Organisation
Les 970 collaborateurs d'Agefos PME se répartissent entre le siège national et les 23 Directions Régionales, disséminées sur l'ensemble du territoire ; les plus importantes comptent une centaine de collaborateurs, les plus petites une dizaine. Qu'il s'agisse du siège ou des 23 Directions Régionales, qui ont un statut d'associations « loi de 1901 » et qui agissent pour le compte d'Agefos PME, chaque entité est dirigée par un Conseil d'Administration regroupant des représentants des organisations syndicales patronales (CGPME) et salariales (CGT, CFTC, CGT-FO, CFTC, CFECGC).
Le réseau Régional s'étant tissé progressivement depuis 1972, on a pu voir apparaître une grande disparité dans les diverses organisations. Ainsi peut-on trouver des structures centralisées sur certains sites, comme c'est le cas par exemple en Bourgogne, où les 35 collaborateurs sont implantés à Dijon, mais on peut également trouver des structures éclatées, comme par exemple dans la région Rhône-Alpes.
Depuis leur création, les Directions Régionales étaient complètement autonomes et raisonnaient de manière très locale. Depuis 1993, on enregistre une nette évolution vers un système en réseau plus structuré, à la demande des entreprises cotisantes. Ces dernières sont en effet aujourd'hui implantées dans plusieurs régions, elles veulent s'appuyer sur un système centralisé de la gestion des formations, de façon à bénéficier d’un service uniforme sur l'ensemble du pays.

L'Informatique d'Agefos PME
L'outil Informatique est capital pour Agefos PME ; c'est en fait son outil de production. La dernière informatisation remonte aux années 1980. L'entreprise ne comptait alors qu'environ 250 personnes, et son Informatique reposait sur un environnement système Prologue parfaitement adapté. Il y avait alors 80 sites et 60 serveurs. Tous les développements s'étaient faits autour de cet outil Prologue, et chaque site de chaque Direction Régionale avait un fonctionnement autonome.
La montée en charge au cours des années et le besoin de partage des informations ont amené Agefos PME à refondre le système aussi bien sur le plan technique et fonctionnel que sur le plan de l'organisation et des outils. Dans le cadre de cette refonte, Agefos PME a fait appel aux solutions de Citrix, tout particulièrement pour l'optimisation des flux de données. Ce projet de refonte, estimé aujourd'hui à 45 millions de francs, est déjà ancien, puisque dès 1996, l'accord de principe avait été donné par le Conseil d'Administration. Fin 1997, les objectifs du nouveau système d’information ont été approuvés. Suite à cette approbation, on a créé le département Système d'Information. Le Schéma Directeur quant à lui a été validé début 1999. Le projet a été découpé en deux étapes principales : une refonte complète de l'architecture technique et la conception de nouvelles applications, les deux étapes devant s'effectuer successivement pour éviter toute rupture dans le travail. Ceci n'a été possible que parce que les applications Prologue pouvaient fonctionner avec la nouvelle architecture prévue. La refonte de l'architecture technique a été mise en oeuvre entre mars et juillet 2000. Chaque Direction Régionale a aujourd'hui une structure informatique centralisée, et possède un serveur de données Windows NT connecté avec n serveurs d'accès NT/TSE (1 pour 20 utilisateurs), tous équipés du logiciel MetaFrame de Citrix, le nombre de serveurs dépendant bien évidemment de la taille de la Direction Régionale. Il faut noter qu'à ce stade de la réflexion, le choix s'est orienté vers de petits serveurs, quitte à en placer plusieurs dans les grandes Directions Régionales plutôt qu'un seul plus gros. Cette façon de procéder permet de conserver son homogénéité à l'ensemble du réseau et d'en faciliter la maintenance. La fonction de load balancing de MetaFrame assure de plus la répartition des tâches entre les différents Serveurs lorsqu'il y en a plusieurs, évitant ainsi tout blocage. Le choix de Citrix s'est imposé au moment de l'analyse et de la quantification des flux d'information circulants.
Agefos PME doit en effet assurer des volumes importants d'échanges de documents. Il a donc fallu trouver un moyen de limiter les flux. C’est justement la principale caractéristique ICA : réduire les flux en ne faisant circuler que les frappes clavier ou les clics souris. Non seulement la gestion des flux a été optimisée grâce aux produits Citrix, mais il a en plus été possible de simplifier considérablement l'administration des postes distants, sur lesquels n'est installé que le minimum, le reste des applications étant accessible sur le Serveur grâce à MetaFrame. Le client devient alors quasiment un terminal. Pour l'utilisateur, la couche Citrix est complètement transparente : il n'a besoin d'aucune formation. Par contre, l'architecte système doit lui, installer minutieusement le produit.

Dans le cadre de cette refonte, Agefos PME a fait appel aux solutions de Citrix.
L'architecture technique de toutes les Directions Régionales est entièrement harmonisée, et le système tourne avec 900 postes de travail sous Windows NT ou Windows 95, et 60 serveurs NT et MetaFrame.
Le changement a été très bien accepté, il correspondait à une réelle demande d'évolution et d'homogénéisation. Il se développe de plus de manière progressive, pour l'instant seul le matériel a été modifié, les applications n'ont quant à elles pas encore été renouvelées. Le siège ne voulant pas imposer ses vues, chaque Direction Régionale a été impliquée dans les différents choix. Des postes d'informaticiens ont même été créés là où il n'en existait pas, ce qui a permis de prendre en considération les spécificités de chacun. Aujourd'hui, toute la bureautique est harmonisée, les échanges bien que très nombreux sont très largement facilités grâce à Citrix. Il est même maintenant possible d'assurer la maintenance de tous les serveurs des Directions Régionales du siège, si celles-ci en font la demande. Pour finaliser ce projet, il ne reste plus qu'à se mettre au travail pour refondre les applicatifs ; les premières installations en production sont attendues début 2001, et devraient s'achever vers la fin 2002.