Cette semaine j’ai rencontré Danielle Durand, de la société Connekteam, spécialisée dans l’organisation et l’archivage des documents électroniques des entreprises. Une activité qui a de beaux jours devant elle si on en juge l’inflation des informations concernées et les contraintes juridiques toujours plus fortes.
1. Organisation de l’information
- Décrivez-moi votre activité ?
Si je devais trouver une phrase pour résumer notre activité, je dirais : "Trouver l'aiguille dans la botte de foin" ! Nous proposons en effet des conseils et un accompagnement aux entreprises qui souhaitent organiser le classement et l'accès à leurs documents électroniques, qu’il s’agisse de courriers, de factures, de dossiers, de contrats, de relevés ou d’emails. Ces informations, sans une organisation rigoureuse, sont rapidement très difficiles à trouver !
2. Une problématique double : le volume à traiter et les contraintes juridiques
- Une organisation rendue plus difficile encore devant le flot de documents concernés ?
Oui, le principal problème c’est la quantité d'informations à enregistrer et à trier en fonction de la sensibilité du contenu, car opposable juridiquement, et qui est en forte hausse. Il n’y qu’à regarder l’inflation des courriers électroniques ! Il est indispensable d’adopter une organisation très rigoureuse dans le classement et l’archivage, quelle que soit l’origine des documents : site Internet, intranet, messageries électroniques, bases de données variées etc.
Conserver est un impératif alors que retrouver peut rapidement devenir un problème !
Car encore faut-il définir les index réellement utiles à la recherche des documents. Sans index pertinent, le classement sera inexploitable.
Enfin les client ont besoin d'avoir une vue globale sur un dossier : dossier client, dossier fournisseur, contrats et avenants mais les organisations en place ne leur donnent qu'une vue réduite prenant difficilement en compte l'historique ou le contexte.
- Dans quelles circonstances les sociétés font-elles appel à vos services ?
Les sociétés font appel à nous quand elles se trouvent confrontées à des obligations légales (Sarbanes-Oxley, IFRS, Bâle II, etc), à une réorganisation (fusion, acquisition), à la mise en place d'un service clientèle ou tout simplement à un déménagement. Les occasions ne manquent pas. Il faut savoir aussi que l’environnement juridique des entreprises tend à se durcir, d’où la nécessité de savoir conserver les informations : un simple courrier électronique, par exemple, peut aujourd’hui produire des effets juridiques !
C’est essentiellement la valeur (légale, financière, confidentielle) du contenu qui s’avère décisive et opposable juridiquement, même si généralement le volume d’information est souvent traité en premier.
3. La forme de l’information
- Comment évoluent les problématiques ?
De plus en plus, les sociétés s'accordent pour reconnaître que la plupart des litiges pourraient être évités si tous les interlocuteurs avaient la même vue sous les yeux. Par exemple, lorsque vous appelez votre agence bancaire concernant le relevé de compte que vous venez de recevoir par courrier, votre conseiller clientèle ne voit pas le même document sur son écran ; en général il ne voit que les opérations passées (ligne-ligne). Même chose si vous avez une réclamation sur une facture et que vous appelez votre fournisseur ; il ne comprendra pas bien que vous lui indiquiez "le montant en bas à droite de la 3ème page"... Dans le jargon, on qualifie de "WYSIWYG" un document identique à l'écran et à l'impression (what you see is what you get). Un défi très actuel pour de nombreuses sociétés !
4. La stratégie d’accès : un élément indispensable
- Et la problématique de l’accès dans tout ça ?
Il est indispensable de prévoir une politique d’accès appropriée pour consulter les documents archivés : tout le monde n’a pas le droit de tout voir.
• Droit d’accès : en fonction des droits reconnus par la législation de telle sorte que seules les personnes autorisées aient accès aux archives et au système. Il faut donc définir des profils d’utilisateurs.
• Modalités et moyens de rechercher l’information : les documents doivent être classés, identifiés et indexés selon un processus assurant la recherche d’un ou plusieurs documents, les informations d’indexation devant être conservées dans le système.
Ce dernier devra être conçu afin que des actions involontaires d’un utilisateur n’entraînent pas des modifications et/ou des pertes des index ou des liaisons. Ce système devra de plus garder une trace de toute modification afin d’être auditable et conforme à l’un des principes édicté par la loi américaine Sarbanes-Oxley sur l’exactitude et l’accessibilité de l’information.
Pour en savoir plus : www.connekteam.com
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