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Que sont la synchronisation et le partage de fichiers d’entreprise (EFSS) ?

La synchronisation et le partage de fichiers d’entreprise (EFSS) est un service logiciel qui permet aux utilisateurs de partager et de synchroniser de façon sécurisée des fichiers, des documents, des photos et des vidéos avec des employés, des partenaires ou des clients sur plusieurs appareils. Les services d’EFSS permettent aux entreprises d’utiliser une solution de stockage sur site ou sur le cloud en fonction de leurs contraintes de sécurité et de conformité. De nombreuses entreprises adoptent les technologies EFSS pour empêcher leurs employés d’utiliser des applications de partage de fichiers grand public, que les équipes informatiques ne peuvent pas gérer ou contrôler.

Les services d’EFSS incluent parfois des processus qui permettent aux utilisateurs d’éditer des fichiers, d’ajouter des commentaires et d’assurer un suivi des versions d’un document. Les fonctions de sécurité incluent l’authentification, le chiffrement des données et la création de conteneurs. Certains services permettent même aux équipes informatiques de définir des stratégies d’accès granulaires afin de contrôler qui accède à quoi.

Avantages de la synchronisation et du partage de fichiers d’entreprise

Partage de fichiers sécurisé

Quand les entreprises ne fournissent pas de service de synchronisation et de partage de fichiers à leurs employés, ces derniers ont souvent recours à leurs outils personnels, qu’ils connaissent bien. Les équipes informatiques n’ont aucun contrôle sur la façon dont les données sont stockées ou partagées, et découvrent parfois trop tard que des données ont été compromises. Cela peut être encore plus risqué lorsque les employés utilisent leurs propres outils pour partager des fichiers avec des tiers.

Un service de synchronisation et de partage de fichiers de niveau entreprise (EFSS) doit associer la praticité et la simplicité des services grand public à des fonctionnalités d’entreprise capables d’améliorer la productivité des utilisateurs et de renforcer la sécurité, la flexibilité et le contrôle au profit des directions informatiques. Certains services incluent des contrôles de sécurité avancés et des règles de conformité, notamment :

  • Options de stockage sur site ou sur le cloud 
  • Contrôle d’accès granulaire, protocoles d’authentification sécurisés et stratégies d’autorisation
  • Suppression à distance, verrouillage des appareils, protection par mot de passe, création de listes noire/blanche et politiques d’expiration des données 
  • Fonctions de suivi en temps réel et d’audit de l’activité des utilisateurs
  • Intégration aux services d’annuaire d’entreprise afin de simplifier l’authentification et le provisioning des utilisateurs 
  • Restrictions de téléchargement, dates d’expiration des fichiers et restrictions d’accès en fonction de l’emplacement réseau

Accès en tout lieu

Les collaborateurs ne sont plus limités à un seul appareil détenu par l’entreprise ou un bureau pour travailler. Les collaborateurs mobiles d’aujourd’hui, en nombre croissant, souhaitent accéder à ce dont ils ont besoin, partout et sur tout appareil, en bénéficiant d’une expérience grand public.

Les services d’EFSS favorisent le travail mobile en permettant aux utilisateurs de synchroniser des fichiers sur tous leurs appareils et d’accéder facilement à ce dont ils ont besoin en tout lieu.

Prévention des pertes de données et reprise après sinistre

Lorsque les données sont stockées et gérées de façon centrale à l’aide d’un service d’EFSS, vos données sont mieux protégées contre les fuites, que ce soit à cause d’une attaque à la cybersécurité, de la perte ou du vol d’un appareil, ou d’une erreur d’un employé. Les services d’EFSS permettent de sauvegarder et de sécuriser les données en toute simplicité.

Processus documentaires et collaboration

De plus en plus de services d’EFSS évoluent pour inclure des processus et des fonctions de collaboration de contenu, notamment :

  • Gestion des documents afin de garantir l’échange sécurisé de documents internes et externes, y compris des contrats, des propositions, des outils de formation, des papiers d’embauche, des évaluations des performances, des supports marketing, des présentations commerciales et des informations de produit
  • Signatures électroniques légalement contraignantes
  • Notifications automatisées afin de rappeler aux utilisateurs d’examiner et/ou d’approuver des demandes
  • Automatisation des processus avec co-publication, feedback et approbation intégrés
  • Contrôle des versions afin que les employés puissent suivre les modifications des documents entre plusieurs sources et appareils

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Ressources supplémentaires :

Productivité mobile et synchronisation et partage de fichiers
Garantir la sécurité du partage et du stockage de fichiers
Options de stockage de données flexibles avec EFSS
Scalabilité d’entreprise et collaboration de contenu